Para proceder a facturar una cotización, sigue estos pasos:
Haz clic en el ícono de carrito en la columna Facturar.
Se abrirá la ventana de facturación con los detalles previamente configurados en la cotización.
Alertas al Facturar
El sistema genera mensajes de alerta para notificar situaciones relevantes, como:
Modificación de Precios: Si un producto o servicio ha cambiado de precio (ya sea un aumento o una disminución) desde la emisión de la cotización.
Cambios en Descuentos:
Si un descuento aplicado en la cotización ya no está disponible.
Si un descuento previamente no aplicado ahora está activo.
Disponibilidad de Ítems: Si algún producto o servicio incluido en la cotización ya no está disponible en el inventario.
Estas alertas permiten realizar ajustes antes de finalizar la factura.
Restricciones y Modificaciones
No Modificables:
Cliente: El cliente asociado no puede cambiarse.
Condiciones: Las condiciones establecidas permanecen fijas.
Modificables:
Productos o servicios: Es posible editar cantidades, eliminar o agregar nuevos ítems.
Precios y descuentos: Los valores pueden ser ajustados si es necesario.
Cantidades: Aumentar o disminuir el número de un producto o servicio en específico a facturar.
Aplicables:
Plazo de Pago: Selecciona si la factura será al contado o al crédito.
Descuentos por Ley: Aplica un descuento a toda la factura.
Imprimir descripción de ítems: Agrega a la factura la descripcion de los items que se configuraron en la cotización.
Importante: Puedes activar la opción “Imprimir descripción de ítems" si deseas que las descripciones personalizadas aparezcan en el PDF de la factura.
Configurar Métodos de pago
Una vez realizados los cambios y confirmados los detalles:
Facturas al contado:
El sistema permite registrar pagos utilizando uno o varios métodos de pago, con un máximo de cinco pagos por operación, Al momento de registrar un pago, se pueden combinar los métodos disponibles: efectivo, cheque, transferencia o tarjeta (se mostrarán todos los métodos de pagos configurados anteriormente.)
Pago al contado (Un solo pago)
Pago al Contado (Varios pagos)
Facturar al crédito:
El sistema permite registrar ventas a crédito, en las que el pago total se realizará en uno o varios plazos previamente acordados. Al momento de seleccionar esta modalidad, se podrá registrar un único método de pago entre los configurados: efectivo, cheque, transferencia o tarjeta (se mostrarán todos los métodos de pago configurados anteriormente), para visualizar esta opción se tiene que activar desde la Configuración de Facturación.
Añadir Condiciones de Venta.
Configuración:
Para utilizar esta función, primero debes habilitarla. Dirígete al módulo de Configuración, selecciona Configuración de Facturación y luego selecciona Configuraciones avanzadas y activa la opción correspondiente. Desde ahí también podrás definir tus condiciones predeterminadas.
Cómo añadir condiciones a una venta:
Una vez activas, sigue estos pasos en el momento de realizar el pago:
Agregar: En la ventana de pagos, presiona el botón +Añadir.
Gestionar: Se abrirá una ventana emergente. Si ya configuraste condiciones previamente, estas aparecerán de forma automática para que las revises. También puedes escribirlas manualmente en ese momento.
Confirmar:
Aceptar: Guarda las condiciones y las vincula a la factura actual.
Cancelar: Cierra la ventana sin aplicar ningún cambio.
Visualización y cambios de último momento:
Las condiciones aceptadas aparecerán al pie de página una vez que generes la factura. Si necesitas hacer un ajuste rápido, cuentas con estas opciones:
Editar: Permite modificar el texto de las condiciones solo para esa venta específica, sin cambiar tu plantilla original.
Descartar: Si decides que esta factura no debe llevar condiciones, utiliza este botón para eliminarlas por completo antes de finalizar.
Vista previa de la Factura de Venta.
Para finalizar la venta, solo se deben completar los campos correspondientes y dar clic en el botón FACTURAR. Para finalizar, dará una previsualización de la factura generada, la cual podrá imprimir en PDF o enviar por correo (maximo 3 destinatarios).
Nota: Las cotizaciones expiradas no pueden facturarse a menos que se les asigne una nueva fecha de vencimiento.