La sección Nueva Compra de Inventario en Contadito permite registrar y gestionar facturas de compra de forma ordenada y segura. A través de este formulario podrás documentar proveedores, ubicar la mercancía en la bodega correspondiente, detallar los ítems adquiridos, adjuntar el comprobante y procesar la factura para que el sistema actualice los totales e inventarios según corresponda.
Vista General
Al abrir Nueva Compra de Inventario encontrarás un formulario con secciones claras que recogen los datos principales de la factura: proveedor, condición de pago, bodega de destino, fecha y número de factura, seguido del área donde se añaden los ítems, las observaciones y el resumen de totales e impuestos. A continuación se describen cada uno de los campos y su propósito.
Campos del formulario
Completa los campos principales para que la factura quede correctamente registrada:
Proveedor: Escoge el proveedor al que corresponde la factura desde la lista de proveedores registrados en el sistema. al seleccionar el proveedor visualizara únicamente sus productos vinculados o elija la opción "Sin proveedor" para listar la totalidad de los productos registrados.
Condición de Pago: Indica si la operación se realizará al contado o a crédito seleccionando la opción correspondiente en el menú desplegable. Si selecciona "Sin proveedor", la transacción debe ser obligatoriamente al Contado. Al elegir un proveedor específico, podrá optar por Crédito, lo que permite registrar la factura con un saldo pendiente o realizar un abono inicial según sea necesario.
Bodega: Selecciona la bodega donde se almacenará la mercancía adquirida. Este campo determina en qué ubicación física o virtual quedarán registrados los productos dentro del inventario.
Fecha de Emisión: Elige la fecha de la factura usando el calendario interactivo. La fecha debe coincidir con la del documento del proveedor para mantener coherencia en registros fiscales y contables.
Número de Factura:
Introduce el número que aparece en el comprobante del proveedor. Este número debe coincidir con el documento físico o digital y es importante que sea único para evitar duplicados en el sistema.
Gestión de Ítems
Cada factura puede incluir varios ítems (productos o servicios). En esta sección se añade y detalla cada uno de ellos.
Agregar ítems
Botón para agregar ítems "+":
Usa este botón para añadir un nuevo renglón a la factura por cada producto o servicio que forme parte de la compra.
Campos de detalle por ítem
Para cada ítem añadido completa los siguientes campos:
Ítem: Selecciona el producto o servicio desde la lista de ítems registrados en el catálogo.
Inventario / Cuenta de Costos: Si el producto es inventariable, asigna la bodega/inventario al que pertenece para que, al procesar la factura, el sistema pueda afectar el stock correspondiente.
Si el producto es no inventariable, en lugar del selector de inventario se mostrará un campo para elegir la Cuenta de Costos correspondiente.
Costo total unitario: Ingresa el precio por unidad del ítem tal como aparece en la factura del proveedor.
Cantidad: Indica la cantidad adquirida de ese ítem.
Eliminar ítem: Si cometiste un error al añadir un renglón, utiliza el botón para eliminar ese ítem de la factura antes de guardar o procesar.
Información adicional: observaciones, soporte y totales
Sección de Observaciones: Espacio libre para anotar comentarios o notas relevantes sobre la factura (por ejemplo: condiciones especiales, referencias internas, detalles del despacho). Estas observaciones quedan asociadas a la factura y pueden ser útiles en auditorías o aclaraciones posteriores.
Soporte de factura (Cargar archivo): Adjunta el documento de respaldo de la compra en formatos compatibles (PDF, PNG, JPG o JPEG). Este archivo sirve como comprobante digital y ayuda a mantener la documentación ordenada vinculada a la factura.
Importe total e impuestos:
Importe total: Muestra la suma de los subtotales de los ítems registrados (antes de impuestos).
ISV (Impuesto sobre Ventas): El formulario desglosa los impuestos aplicables por porcentaje (por ejemplo 15% y 18%) para que puedas agregar cuánto corresponde a cada tasa.
Total: Calculado automáticamente sumando el importe total más los impuestos correspondientes. Revisa que los importes y el desglose de impuesto coincidan con el comprobante del proveedor antes de finalizar.
Flujo de Pago (Botón Pagar)
Al finalizar el ingreso de datos, el sistema procesará la transacción según el plazo elegido:
Si es al Contado: El modal de pago mostrará el monto total como obligatorio para ser liquidado inmediatamente mediante el método de pago seleccionado.
Si es al Crédito: El modal permitirá ingresar un abono inicial (opcional) o dejar el saldo total pendiente, reflejando automáticamente el saldo restante que quedará en la cuenta por pagar del proveedor.
Métodos de Pago: En ambos casos, deberá elegir entre los métodos configurados:
Efectivo.
Cheque.
Transferencia Bancaria: Requiere seleccionar la cuenta bancaria de origen.
Tarjeta de Débito/Crédito: Requiere seleccionar la tarjeta con la que se realiza el pago.
Observaciones de Pago: Campo opcional en el modal para detalles específicos del movimiento financiero
Recomendaciones para un uso óptimo
Validación de datos: Confirma que los datos del proveedor, los ítems y los totales sean correctos antes de guardar o procesar la factura para evitar rectificaciones posteriores.
Número de factura único: Verifica que el número de factura no esté duplicado en el sistema para prevenir inconsistencias contables y fiscales.
Gestión de inventarios: Asegúrate de que los ítems estén correctamente configurados como inventariables o no inventariables y que las bodegas estén bien seleccionadas para que el movimiento afecte el stock apropiadamente.
Uso de observaciones: Añade notas relevantes (referencias de entrega, número de remisión, condiciones especiales) para facilitar aclaraciones futuras.