Formulario de Creación de Cotizaciones

El formulario de creación de cotizaciones permite configurar todos los detalles necesarios para emitir una cotización personalizada para el cliente.

Acceso al Formulario

Para acceder al formulario de creación de cotizaciones:

Ingresa al apartado Ingresos y selecciona Cotizaciones.
Haz clic en el botón Crear Cotización en la parte superior derecha.
También puedes acceder desde el menú de inicio, seleccionando Crear Cotización

Nota: La creación de cotizaciones está disponible únicamente para usuarios con el rol de Administrador. Usuarios sin este rol no tendrán acceso al botón de creación de cotizaciones o recibirán un mensaje indicando que no tienen permisos para realizar esta acción.

Campos del Formulario

El formulario se divide en varias secciones clave:

Datos Generales

Cliente:
- Selecciona el cliente desde un menú desplegable.
- Si el cliente no está registrado, puedes agregarlo utilizando el botón +.
Fecha de Vencimiento:
- Indica la fecha límite en la que la cotización será válida.
- Las cotizaciones que superen esta fecha pasarán automáticamente al estado de "Expiradas".
Tipo de Precio:
- Selecciona un esquema de precios predefinido según las políticas internas.
Descuento General:
- Permite aplicar un descuento en porcentaje sobre el total de la cotización.
- Este descuento afecta el monto final antes de impuestos y será aplicado automáticamente a todos los ítems.
Condiciones:
- Usa el botón Añadir condición para especificar términos y condiciones aplicables a la cotización.

Sección de Ítems

Agregar Ítems:
- Haz clic en el botón + para añadir productos o servicios a la cotización.
Columnas Disponibles:
- Item: Selector desplegable para elegir un producto o servicio.
- Precio Unidad: Precio unitario del producto/servicio seleccionado, editable en cada cotización sin alterar el inventario.
- Cantidad: Campo editable para ingresar la cantidad requerida.
- Descuento:
  - Puedes aplicar un descuento individual para cada ítem en porcentaje.
  - Este descuento afecta únicamente el subtotal de ese ítem.
- Subtotal: Calculado automáticamente como (Precio Unidad * Cantidad) menos el descuento.
- Descripción: Permite agregar la descripción existente y editarla o añadir una nueva; solo afecta al documento actual y se ve en vista previa e impresión.
- Eliminar: Ícono de papelera para quitar un ítem del listado.

Resumen de Cotización

En la parte inferior derecha del formulario, se muestra un resumen detallado que incluye:

Importe: Total de la cotización antes de aplicar descuentos o impuestos.
Desc. y Rebajas: Total de descuentos aplicados (generales e individuales).
Importe Exento y Exonerado: Monto no sujeto a impuestos o exonerado de los mismos.
Impuestos:
- ISV al 15%, 18% y 4%, calculado automáticamente según el tipo de producto o servicio.
TOTAL: Monto final a pagar tras aplicar descuentos e impuestos.

Finalización de la Cotización

Una vez que todos los campos estén completos:

Verifica la información en el resumen.
Haz clic en el botón Crear Cotización para guardar y emitir la cotización.

Al crearse la cotización, se genera automáticamente un PDF que puedes:

Imprimir.
Enviar por correo electrónico.
Modificar si necesitas ajustar algún detalle o añadir información.

Conversión de Cotización a Factura

Para proceder a facturar una cotización, sigue estos pasos:

Haz clic en el ícono de carrito en la columna Facturar.
Se abrirá la ventana de facturación con los detalles previamente configurados en la cotización.

Importante: Puedes activar la opción “Imprimir descripción de ítems" si deseas que las descripciones personalizadas aparezcan en el PDF de la factura.

Restricciones y Modificaciones

No Modificables:
- Cliente: El cliente asociado no puede cambiarse.
- Condiciones: Las condiciones establecidas permanecen fijas.
Modificables:
- Productos o servicios: Es posible editar cantidades, eliminar o agregar nuevos ítems.
- Precios y descuentos: Los valores pueden ser ajustados si es necesario.
- Descuento General: Puede ser editado para reflejar nuevos valores.

Alertas al Facturar

El sistema genera mensajes de alerta para notificar situaciones relevantes, como:

Modificación de Precios:
Si un producto o servicio ha cambiado de precio (ya sea un aumento o una disminución) desde la emisión de la cotización.
Cambios en Descuentos:
- Si un descuento aplicado en la cotización ya no está disponible.
- Si un descuento previamente no aplicado ahora está activo.
Disponibilidad de Ítems:
Si algún producto o servicio incluido en la cotización ya no está disponible en el inventario.

Estas alertas permiten realizar ajustes informados antes de finalizar la factura.