Antes de comenzar a utilizar Contadito para registrar transacciones diarias y generar informes financieros, es esencial completar la configuración inicial. Este proceso te permitirá ingresar toda la información existente de tu empresa, asegurando que Contadito refleje con precisión la situación financiera actual de tu negocio desde el primer día.
Una vez completada esta configuración, podrás usar todas las funcionalidades de Contadito, como registrar transacciones, generar facturas, rastrear gastos y mucho más, todo dentro de un sistema preciso y adaptado a tu empresa.
1. Configuración de plan de cuentas.
La configuración cuidadosa de tu plan de cuentas en Contadito es esencial para reflejar con precisión la situación financiera de tu empresa.
Este paso debe ser completado por un contador público autorizado o alguien con un profundo conocimiento de la estructura de cuentas existente de la empresa.
Una vez que tengas a tu experto contable listo, haz click aquí para aprender a configurar correctamente el manual de cuentas.
2. Registro de saldos iniciales
Una vez que hayas configurado tu manual de cuentas en Contadito, el siguiente paso es registrar los saldos de apertura o saldos iniciales de cada una de esas cuentas.
Esto se conoce también como la "partida cero" o primera partida. Es esencialmente el proceso de transferir los saldos vigentes de tu sistema contable anterior a sus cuentas equivalentes nuevas dentro de Contadito.
3. Registro de clientes y proveedores
Después de configurar tu plan de cuentas y registrar tus saldos iniciales, el siguiente paso en la configuración inicial de Contadito es ingresar tu base de datos existente de clientes y proveedores.
Este proceso implica transferir la información de contacto, términos de pago y saldos pendientes de tus clientes y proveedores actuales a sus registros correspondientes en Contadito.
Registra tus clientes
Para cada uno de tus clientes existentes, necesitarás crear un nuevo registro de cliente en Contadito con su:
Nombre o razón social
Información de contacto
Términos de pago
Saldo pendiente actual
Registra tus proveedores
De manera similar, para cada uno de tus proveedores actuales, necesitarás crear un nuevo registro de proveedor en Contadito incluyendo su:
Nombre o razón social
Información de contacto
Términos de pago
Saldo por pagar actual
Al completar este proceso, tendrás una réplica completa de tu base de datos de clientes y proveedores en Contadito, incluyendo sus saldos actuales.
4. Actualización de la información de la empresa
Como cuarto paso dentro de la configuración inicial de Contadito, es crucial asegurarse de que toda la información general de tu empresa esté actualizada y sea precisa.
Esta información incluye detalles como:
Nombre legal de la empresa
Dirección fiscal y de facturación
Números de identificación fiscal (como el RTN)
Información de contacto principal
Logo de la empresa
Para revisar y actualizar la información general de tu empresa en Contadito, haz clic aquí para acceder a la configuración de información de la empresa.
5. Actualización de información de sucursales y puntos de emisión
Como parte importante de la configuración inicial, es necesario asegurarte que la información registrada sobre todas las sucursales y puntos de emisión de tu empresa se mantenga actualizada en Contadito.
También debe revisarse que los puntos de emisión vinculados a cada sucursal estén vigentes y correctos. Recuerda que los puntos de emisión son los lugares físicos donde se emiten las facturas.
Mantener esta información completa y actualizada es esencial para:
Llevar un control contable adecuado de ventas por sucursal
Cumplir requerimientos legales de facturación
Agilizar procesos tributarios relacionados
Incluso si solo tienes una sucursal, debes asegurarte que su información y la de sus puntos de emisión esté correcta.
Puedes revisar y actualizar estas informaciones haciendo clic aquí.
6. Configuración de Correlativos de Facturación
Antes de poder comenzar a emitir facturas de venta y documentos fiscales en Contadito, es necesario configurar los correlativos que te provee la autoridad tributaria (la SAR en Honduras).
Los correlativos son las secuencias numéricas únicas que debes imprimir en tus facturas, notas de crédito, recibos y otros comprobantes para que cumplan con los requisitos tributarios.
Cada sucursal y punto de emisión tiene asignadas secuencias numéricas únicas proporcionadas por la SAR.
7. Configuración de Descuentos
Como séptimo paso en la configuración inicial de Contadito, es importante que configures los descuentos que aplican a tu empresa según su rubro o actividad económica.
Estos descuentos son beneficios fiscales otorgados por la ley para ciertos sectores económicos o tipos de productos/servicios.
Es crucial que identifiques correctamente qué descuentos aplican a tu negocio según las leyes vigentes. Puedes consultar con tu contador o la autoridad tributaria para obtener esta información.
8. Configuración de Método de Pago.
Como parte de la configuración inicial de Contadito, es esencial que establezcas y configures todos los métodos de pago que tu empresa acepta. Esto asegura un registro contable preciso de tus ingresos.
Contadito te permite configurar cuatro métodos de pago principales:
Efectivo: Para pagos en efectivo, debes especificar a qué cuenta contable se deben registrar estos ingresos.
Tarjeta de débito o crédito: Si aceptas pagos con tarjeta, necesitarás configurar cada terminal según su banco (por ejemplo, terminal BAC, terminal Banco Atlántida, terminal FICOHSA, etc). Cada terminal también debe estar vinculada a una cuenta contable específica para registrar estos ingresos.
Transferencia bancaria: Para pagos por transferencia, debes configurar cada cuenta bancaria que tu empresa utiliza para recibir estos pagos. Esto incluye especificar el nombre de la cuenta (por ejemplo, cuenta BAC, cuenta Banco Atlántida) y vincularla a una cuenta contable correspondiente.
Cheque: Si aceptas cheques, debes indicar a qué cuenta contable se deben registrar estos pagos.
Es importante que cada método de pago esté correctamente vinculado a una cuenta contable para asegurar que tus ingresos se registren de manera precisa y que tus estados financieros sean correctos.
9. Configuración de Inventario
Antes de comenzar a agregar productos o ítems a tu inventario en Contadito, es crucial que configures los tipos de inventario que maneja tu empresa. Esto asegura una gestión y un seguimiento precisos de tus existencias.
En Contadito, puedes configurar dos tipos principales de inventario:
a. Disponible para la venta: Este tipo de inventario representa los productos que están destinados a ser vendidos directamente a tus clientes. Estos pueden ser productos terminados, mercancías para reventa, o cualquier otro ítem que genere ingresos directos.
b. Inmovilizado: Este tipo de inventario representa los ítems que no están destinados a la venta directa, sino que son utilizados internamente por tu empresa. Algunos ejemplos comunes incluyen:
Materias primas para fabricación
Suministros de oficina
Repuestos para maquinaria
Además de especificar el tipo de inventario, debes proporcionar un nombre y una descripción para cada inventario que configures:
Nombre del inventario: Un título breve y descriptivo para el inventario, como "Productos terminados" o "Materia prima".
Descripción del inventario: Una explicación más detallada del contenido y propósito del inventario.
Es esencial que clasifiques tu inventario correctamente según su tipo, ya que esto afecta cómo se registran contablemente y cómo se rastrean las existencias.
Para configurar o actualizar tus tipos de inventario, puedes hacer clic aquí.
10. Creación y Configuración de Bodegas.
Una vez que hayas configurado tus tipos de inventario, el siguiente paso es crear y configurar las bodegas donde se almacenarán estos inventarios.
En Contadito, al agregar una sucursal, se crea una bodega por defecto vinculada a ella. Esta bodega por defecto es suficiente para comenzar a gestionar tu inventario si tu empresa solo tiene una ubicación de almacenamiento.
Sin embargo, si tu empresa tiene múltiples ubicaciones de almacenamiento o necesita separar su inventario por razones logísticas, puedes crear bodegas adicionales según sea necesario.
Para crear o configurar tus bodegas, puedes hacer clic aquí.
11. Configuración de Categorías de Productos
Antes de comenzar a agregar productos individuales a tu inventario en Contadito, es necesario configurar al menos una categoría de productos. Las categorías te permiten organizar y agrupar tus productos de manera lógica, lo que facilita su gestión y seguimiento.
¿Por qué son importantes las categorías?
Las categorías de productos juegan un papel crucial en la gestión de tu inventario:
Permiten agrupar productos similares, como "Electrónicos" o "Ropa de mujer".
Facilitan la navegación y búsqueda de productos específicos.
Permiten generar informes y análisis de ventas por categoría.
Ayudan a aplicar reglas de pricing, descuentos o impuestos a grupos enteros de productos.
Para crear o editar tus categorías de productos, puedes hacer clic aquí.
12. Configuración de unidades de medición
Antes de comenzar a agregar productos individuales a tu inventario en Contadito, puedes configurar las unidades de medida que utilizarás para gestionar tus existencias.
Por defecto, Contadito tiene preconfiguradas las unidades de medida más comunes.
Estas unidades cubren las necesidades de la mayoría de negocios. Sin embargo, si tu empresa requiere registrar inventario en otras unidades de medida más específicas a tu industria, puedes crear unidades de medida personalizadas.
Para crear o editar unidades de medida personalizadas, puedes hacer clic aquí.
13. Configuración de Listas de Precios
Antes de comenzar a asignar precios a tus productos en Contadito, es importante configurar las listas de precios que utilizará tu empresa. Las listas de precios permiten vender el mismo producto a diferentes precios dependiendo del tipo de cliente.
De manera predeterminada, Contadito tiene configuradas tres listas de precios comunes:
Precio base: El precio regular de venta al público general.
Precio empleados: Precios con descuento para ventas a empleados de la empresa.
Precio mayoristas: Precios de mayoreo para distribuidores y minoristas.
Sin embargo, puedes crear listas de precios adicionales según las necesidades de tu negocio, como:
Precios clientes VIP
Precios clientes frecuentes
Precios clientes gubernamentales
Para configurar y personalizar tus listas de precios, puedes hacer clic aquí.
14. Agregación de productos al inventario
Ahora que ya tienes configurados los elementos necesarios en Contadito, puedes comenzar a agregar los productos o ítems individuales que conformarán tu inventario.
Importante: Al agregar un producto nuevo, aún no podrás especificar una cantidad en inventario. Esto se realizará más adelante mediante el registro de compras a proveedores.
La configuración previa de elementos como categorías, unidades de medida, proveedores y listas de precios te permite completar esta información al momento de agregar nuevos productos.
15. Registro de compras a proveedores
Con tus productos ya dados de alta en Contadito, el último paso antes de comenzar a operar es registrar tus compras iniciales a proveedores para reflejar correctamente tus existencias de inventario.
Para cada compra que registres, podrás especificar:
El proveedor al que se realiza la compra
Los productos y cantidades compradas
El costo unitario de cada producto
Los términos de pago (contado o crédito)
En caso de crédito, el porcentaje inicial pagado y el plazo del crédito
Al confirmar la compra, Contadito actualizará automáticamente:
Las cantidades en inventario de los productos comprados
El saldo por pagar al proveedor (en caso de compra a crédito)
Los costos de inventario según el método de valoración configurado
Para comenzar a registrar tus compras, puedes hacer clic aquí.