En esta sección es donde registras todo el café que llega a la empresa. Es un formulario inteligente que suma los pesos, resta las impurezas y te dice exactamente cuánto café "limpio" estás recibiendo.
Datos Principales (Encabezado).
Antes de empezar, debes llenar la información básica de la entrega:
Proveedor: Seleccionas quién te trae el café (ej. Ana Castillo o Finca La Esperanza).
Bodega: Eliges en qué almacén se guardará el café.
Plazo de Pago: Indicas si se pagará de inmediato (Contado) o después (Crédito).
Tipo de Nota: Muy importante elegir si el café viene en Cereza, Húmedo o Seco, ya que de esto dependen los cálculos.
Fecha: Para llevar el control de cuándo se recibió.
Análisis de Calidad (Descuentos por Grano).
Para asegurar la calidad, el sistema permite registrar los defectos del café (Grano Pelado, Brocado, Verde, etc.):
¿Cómo funciona?: Tú anotas el porcentaje de daño que encontraste en la muestra.
El Descuento: El sistema ya sabe qué porcentaje de daño es "normal" (Porcentaje Aceptable). Si el café trae más daño de lo permitido, el sistema calcula automáticamente un descuento en el peso para que la empresa no pierda.
Tabla de Pesajes.
Aquí es donde anotas el peso físico de los sacos:
Sacos: Es la cantidad total de costales o sacos de café que el productor está entregando.
Peso Bruto: Es el peso total que marca la báscula (el café más el peso de los sacos).
Tara: Es el peso de los sacos vacíos, el cual se resta para saber cuánto pesa solo el grano.
Humedad (%):Es el nivel de humedad del grano.
Cálculo Automático: Con estos datos, el sistema hace toda la matemática y te muestra el Total Teórico Seco, que es la cantidad real de café aprovechable.
Cosecha y Observaciones.
Esta sección te permite registrar información de control para identificar el origen y las condiciones en las que ingresa el café:
Cosecha: indica el período o año cafetalero en el que se recolectó el grano (por ejemplo: Cosecha 2025-2026). Esto ayuda a separar el café nuevo del café de años anteriores.
Observaciones: un espacio libre para anotar cualquier detalle importante del recibimiento. Por ejemplo: si el grano traía mucha basura, detalles sobre la calidad, el estado de los sacos, o anotaciones sobre el transporte.
Costos y Servicios Extra.
En esta sección se detalla el cálculo del pago final. El sistema ajusta automáticamente los montos dependiendo de si el productor solicita servicios adicionales para el procesamiento de su café:
Caso A: Cuando el proveedor NO requiere servicios.
Si el café no necesita procesos adicionales, las opciones de servicios se dejan sin marcar. El sistema calcula el valor del café multiplicando el peso por el precio acordado. dando como resultado el TOTAL DE COMPRA POR NOTA DE PESO.
Caso B: Cuando el proveedor REQUIERE servicios (Despulpado, Secado y/o Transporte)
Si el proveedor solicita que la empresa se encargue de procesar o trasladar su café, se deben marcar los servicios correspondientes. El sistema suma el costo de estos servicios en la línea TOTAL POR SERVICIOS PRESTADOS, este monto se le resta automáticamente al valor TOTAL DE COMPRA POR NOTA DE PESO, dando como resultado el TOTAL COMPRA FINAL, aquí aparecerá el dinero que realmente recibirá el proveedor después de descontar el pago por los servicios que solicitó.
Finalizar el Proceso.
Una vez que hayas revisado que todos los datos y pesajes son correctos, tienes dos opciones para guardar el registro dependiendo de lo que necesites hacer en ese momento:
Generar Nota de Peso: Al elegir esta opción, el sistema solo guarda el recibo del café que entró a la bodega. La nota se guardará con el estado "Pendiente" en la tabla principal. Se usa cuando solo quieres registrar la entrada del café, pero el pago al productor se realizará en otro momento.
Generar Nota de Peso y Compra: Esta es una opción rápida para hacer dos pasos en uno solo. Al presionarlo, el sistema guarda el recibo del café y, al mismo tiempo, abre automáticamente la ventana para Registrar el Pago (Compra). Se utiliza cuando el productor entrega el café y se le paga de forma inmediata.