El punto de venta (POS) es un sistema de facturación automatizado que permite gestionar turnos de operación y contabilizar de manera precisa los ingresos de venta. Este sistema facilita la administración de las operaciones comerciales al automatizar procesos críticos y mejorar la eficiencia.
Por defecto, el punto de venta viene desactivado. Si deseas activarlo, puedes hacerlo siguiendo los pasos que se detallan a continuación.
Activación del Punto de Venta
Para activar el punto de venta, sigue estos pasos:
Accede al apartado de CONFIGURACIÓN dentro del sistema.
En las pestañas disponibles, busca y selecciona la opción PUNTO DE VENTA.
Activa la opción correspondiente.
Advertencia
Al activar el punto de venta:
Las opciones de configuración del punto de venta estarán disponibles.
Todos los miembros, con excepción de aquellos con el rol de contador, recibirán un correo electrónico para registrar su PIN de acceso.
Se crearán las cuentas contables necesarias para:
Manejo de sobrantes y faltantes de caja.
Fondos de caja asociados a cada punto de emisión.
Configuración Contable de Turnos
Antes de comenzar a utilizar el punto de venta, es necesario configurar la Configuración Contable de Turnos. Este apartado permite definir de dónde saldrá el efectivo para los fondos de caja de cada punto de emisión.
Pasos para Configurar la Contabilidad de Turnos:
Ve al menú de Punto de Venta y selecciona la opción Configuración Contable de Turnos.
En la sección de Apertura de turno, selecciona la cuenta contable que se utilizará para gestionar los fondos iniciales.
En el campo de Fondo de Caja, ingresa el monto inicial que se asignará como fondo de caja para los puntos de emisión.
Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Nota:
Los turnos funcionan por punto de emisión.
Solo puede haber un turno activo por punto de emisión.
Apertura y Cierre de Turnos
La configuración de Apertura y Cierre de Turnos permite asignar qué usuarios del sistema están autorizados para abrir y cerrar turnos en el punto de venta.
Pasos para Configurar la Apertura y Cierre de Turnos:
Accede al menú de Punto de Venta y selecciona la opción Apertura y Cierre de Turnos.
En la sección de Usuarios que pueden autorizar la apertura de turnos, selecciona los usuarios que tendrán permiso para autorizar esta acción.
En la sección de Usuarios que pueden autorizar la clausura de turnos, selecciona los usuarios que podrán autorizar el cierre de los turnos.
Haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
Nota:
Configurar estos permisos asegura que solo personal autorizado pueda realizar estas operaciones, lo que contribuye a una mayor seguridad y control del sistema de punto de venta.
Sobrante de Caja
La funcionalidad de Sobrante de Caja permite gestionar lo que sucede en el sistema cuando hay un sobrante en la caja de tu punto de venta.
Opciones de Configuración:
Contabilizar sobrante como ingreso:
Si al hacer un cierre de turno existe un sobrante de caja, este puede contabilizarse a favor de la empresa a través de una cuenta de ingreso llamada Ingreso por sobrante de caja.
Contabilizar sobrante como cuenta por pagar contingente:
Si al hacer un cierre de turno existe un sobrante de caja, puede contabilizarse como contingencia por un período de tiempo determinado en una cuenta de pasivo llamada Cuenta por pagar por sobrante de caja. Si pasa este período sin que se realice un reclamo, se transferirá automáticamente a la cuenta de ingreso autogenerada llamada Ingreso por sobrante de caja.
Días para trasladar el sobrante de caja de pasivo a ingreso: Puedes especificar la cantidad de días para este traslado.
Usuarios Autorizados:
Puedes seleccionar los usuarios autorizados para la devolución de sobrante de caja.
En la sección correspondiente, selecciona los usuarios autorizados.
Haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
Faltante de Caja
La funcionalidad Faltante de Caja permite configurar el comportamiento del sistema cuando se detecta un faltante en la caja al momento de realizar el cierre de turno. Esto ayuda a gestionar las discrepancias y a decidir cómo deben contabilizarse dentro de la contabilidad de la empresa o del sistema.
Opciones Configuración
El sistema ofrece dos maneras de manejar un faltante de caja:
1. Contabilizar faltante como un gasto (pérdida)
Descripción: Si al cerrar un turno existe un faltante en la caja, este será registrado como un gasto de la empresa bajo la cuenta de Gasto de pérdida por faltante de caja.
Uso Común: Esta opción es ideal si la empresa desea asumir el faltante como una pérdida interna y no buscar recuperarlo.
Acción: Seleccionar esta opción activando el botón de radio correspondiente.
2. Contabilizar faltante como cuenta por cobrar al cajero a partir del monto establecido
Descripción: El sistema registrará el faltante como una cuenta por cobrar al cajero si el monto del faltante es igual o superior al límite definido.
Configuración:
Introducir un monto límite en el campo Monto a exceder.
Si deseas que todo faltante sea considerado como una cuenta por cobrar, ingresar 0 en el campo del monto.
Uso Común: Esta opción se utiliza cuando la empresa decide que los cajeros sean responsables por faltantes significativos en caja.
Acción: Seleccionar esta opción activando el botón de radio correspondiente y definir el monto límite.
Campos Configurables
Monto a exceder:
Campo de texto para definir el monto mínimo a partir del cual un faltante será considerado como una cuenta por cobrar al cajero.
Valor predeterminado: Vacío (el sistema no aplicará esta regla hasta que se ingrese un monto).
Botón Guardar:
Al realizar los cambios en las configuraciones, presionar Guardar para que las opciones seleccionadas sean aplicadas en el sistema.
Nota:
El sistema no permite seleccionar ambas opciones simultáneamente; se debe elegir una de las dos.
Los cambios realizados serán aplicables a todos los puntos de venta vinculados al sistema.
Es importante capacitar a los usuarios para identificar cómo afecta la configuración seleccionada a los reportes contables y operativos.
Perfiles del Punto de Venta
Esta opción permite configurar diferentes perfiles que podrán seleccionarse al abrir un turno. Cada perfil define a qué categorías de productos puede acceder el punto de venta al momento de facturar. De este modo, al iniciar un turno con un perfil específico, solo se podrá facturar dentro de las categorías permitidas para dicho perfil.
Nombre del perfil: especifica el nombre que tendrá el perfil.
Categorías: selecciona las categorías a las que este perfil tendrá acceso.
Crear perfil: al hacer clic, el perfil se guardará y aparecerá en la lista de perfiles creados, donde podrás editarlo o eliminarlo.
Nota:
Si un turno está abierto con un perfil de punto de venta, dicho perfil no podrá ser eliminado ni editado hasta que el turno se cierre.
Desactivación del Punto de Venta
Puedes desactivar el punto de venta en cualquier momento, siempre y cuando:
No haya un turno activo en ningún punto de emisión.
Estas funcionalidades permiten una administración segura y controlada del sistema de punto de venta, adaptándose a las necesidades específicas de tu negocio.