El proceso de conciliación permite cruzar la información bancaria y los libros de la empresa.
Ubicación.
Puedes acceder al formulario de creación siguiendo estos pasos:
En el menú lateral izquierdo, haz clic en Contabilidad.
Selecciona Conciliaciones Bancarias.
En la parte superior derecha, haz clic en el botón + Añadir Conciliación.
Se abrirá un formulario con el título Nueva conciliación bancaria.
⚠️ IMPORTANTE: Para poder realizar cualquier conciliación, es obligatorio registrar primero las cuentas bancarias de la empresa (Leer mas..).
1. Configuración de Conciliación.
Selección de Cuenta Bancaria: Se muestra un menú desplegable con todas las cuentas bancarias de la empresa que poseen una cuenta contable asociada.
Selección de Período: El sistema calcula automáticamente los periodos disponibles según la configuración de la empresa (Mensual o Quincenal).
Nota: En periodos quincenales, no se puede abrir la segunda quincena de un mes si la primera no está completamente cerrada.
Saldo en Libros Contables: Una vez seleccionado el periodo y la cuenta, Contadito consulta en tiempo real el saldo acumulado en el libro diario contable al cierre del periodo seleccionado. Este valor se muestra bloqueado y cuenta con la etiqueta "Saldo obtenido automáticamente", garantizando que no existan manipulaciones manuales en esta cifra.
2. Carga y Procesamiento del Estado de Cuenta Bancario.
Una vez configurado el encabezado de la conciliación, debe proporcionar el estado de cuenta que emite su banco. Existen dos pestañas disponibles en la interfaz para este propósito:
2.1 Opción A: Importar Nuevo Archivo (Pestaña "Subir Archivo")
Utilice esta opción para subir un archivo recién descargado de la banca en línea.
Dropzone de Carga: Arrastre y suelte su archivo en formato CSV o Excel.
Asociación Inteligente de Plantillas: Al cargar el archivo, el sistema lee el banco seleccionado y la extensión del archivo para auto seleccionar la plantilla de importación mapeada en el sistema (ej: BAC - EXCEL). Si no coincide de forma automática, puede seleccionar manualmente la plantilla del listado.
Modal de Vista Previa del Estado de Cuenta: Antes de crear formalmente la conciliación, presione Continuar para abrir el modal:
El sistema muestra un cuadro resumen de control matemático: Saldo Inicial + Total Depósitos (Créditos) - Total Retiros (Débitos) = Saldo Final (Banco).
Muestra la grilla completa con las transacciones parseadas (Fecha, Descripción, Referencia, Débitos y Créditos) para que pueda validar visualmente que el archivo se ha leído de forma correcta y que no hay errores de delimitación.
Si los totales coinciden, presione Confirmar Importación para proceder con la creación y el inicio del auto-match.
2.2 Opción B: Seleccionar un Archivo Existente.
Aquí se muestran los estados de cuenta de las conciliaciones canceladas.
Buscar estado de cuenta contable: Muestra la lista de archivos de importación de bancos subidos anteriormente a la plataforma que se encuentran libres.
Al seleccionar un archivo de la lista, el sistema despliega una vista previa interactiva con el detalle de las transacciones incluidas.
Para confirmar la asociación, presione el botón Crear Conciliación.
3. El Motor de Conciliación Automática (Auto-Match).
Al confirmar la creación de la conciliación, se inicia inmediatamente un proceso en segundo plano para emparejar automáticamente la mayor cantidad de registros posibles basados en las tolerancias definidas en la configuración general de su empresa:
Match por Monto y Referencia Exactos: Empareja transacciones donde la cantidad monetaria y el número de referencia/cheque del banco coinciden exactamente con el asiento en libros.
Match por Monto y Fecha: Empareja transacciones con montos idénticos cuya diferencia de días esté dentro del límite establecido (ej: hasta 3 días de tolerancia).
Match con Tolerancia de Monto: Si está configurado, asocia partidas cuyo monto difiera por centavos debido a redondeos cambiarios o comisiones implícitas.
Al finalizar, las transacciones conciliadas automáticamente se trasladan a la sección de Entradas Conciliadas (Matches) con la etiqueta naranja AUTO. El sistema le presentará una notificación en pantalla con el número total de coincidencias logradas de forma automatizada.
4. Detalle de Conciliación.
Se muestra el panel de control interactivo de cuadre, dividido en tres partes fundamentales:
4.1 Tarjetas Estadísticas de Resumen.
Ubicadas en la parte superior del tablero. Se recalculan de forma reactiva al hacer cualquier cambio en los registros:
Balance en Libros: Muestra el saldo actual de la cuenta bancaria según el libro mayor contable al final del periodo.
Balance en Banco: Muestra el saldo final real reportado por el banco a través del estado de cuenta importado.
Diferencia: Muestra la brecha absoluta restante entre libros y banco. El objetivo principal del proceso es conciliar y ajustar las partidas hasta que este indicador muestre L 0.00 (o esté dentro del rango de diferencia de cierre configurado). Si hay diferencia, se resalta en color rojo; si el balance es correcto, se resalta en verde.
4.2 Tabla de Matches (Pares Conciliados).
Lista todas las transacciones que han sido emparejadas exitosamente. Muestra de forma paralela la información contable y bancaria para una auditoría sencilla:
Etiquetas de Tipo de Match:
AUTO: Emparejado automáticamente por el motor del sistema.
MANUAL: Asociado por el usuario usando la multiselección.
PARTIAL: Coincidencias de uno-a-varios o varios-a-uno.
INTERNA: Ajustes contables internos cruzados entre sí.
Acción de Deshacer Match (Eliminar): Si detecta un emparejamiento incorrecto, haga clic en el icono de Basurero en la columna derecha. Se abrirá el modal de confirmación. Al confirmar, el sistema disolverá el emparejamiento, devolverá las transacciones a sus paneles de "sin conciliar" correspondientes, actualizará los saldos.
4.3 Tablero de Cuadre (Entradas Sin Conciliar).
Es el espacio de trabajo central, compuesto por dos paneles enfrentados que listan las operaciones que aún no tienen pareja:
Panel Izquierdo - Libros (Asientos Contables): Registros contables pendientes.
Pestaña "Periodo Actual": Asientos generados durante el mes contable en curso.
Pestaña "Periodos Anteriores": Partidas que quedaron pendientes de cobro/depósito en meses anteriores (partidas en tránsito acumuladas) que se arrastran para su seguimiento.
Panel Derecho - Banco (Movimientos de Cuenta): Transacciones bancarias reales que no tienen contraparte contable en Contadito.
Pestaña "Periodo Actual": Movimientos del estado de cuenta de este mes.
Pestaña "Periodos Anteriores": Transacciones bancarias de periodos anteriores que quedaron sin clasificar y se arrastran.
5. Acciones Manuales sobre Asientos Contables (Panel de Libros).
El panel izquierdo cuenta con herramientas para conciliar y reclasificar asientos contables individuales o múltiples:
5.1 Conciliación Manual por Multiselección
Si detecta asientos contables que corresponden a un depósito o retiro bancario pero que no se cruzaron automáticamente (ej: por diferencias en la fecha o en la referencia):
Seleccione las casillas de los asientos correspondientes en la columna de Libros.
Seleccione las casillas de los movimientos correspondientes en la columna del Estado de Cuenta.
Cálculo de Neto Contable: El panel de resumen inferior calculará dinámicamente:
El total acumulado de Libros seleccionado.
El total acumulado del Banco seleccionado.
La diferencia neta resultante.
Botón de Flechas Cruzadas (Conciliar):
Si los montos netos coinciden de forma exacta (diferencia de L 0.00), el botón se iluminará en azul/verde y se habilitará. Al presionarlo, confirmará la conciliación manual.
Si los montos no coinciden, el botón se mostrará en rojo y deshabilitado, mostrando un mensaje informativo indicando que la diferencia debe ser cero.
Conciliación Interna: Si selecciona múltiples asientos contables del panel de libros que se anulan entre sí (ej: un débito de L 500 y un crédito de L 500 que representan una corrección contable interna), el sistema habilitará el botón en verde azulado (teal) para realizar una Conciliación Interna (INTERNA) sin requerir asociar un movimiento del banco.
5.2 Botón "Gestionar" en Asientos de Libros
Al hacer clic en Gestionar sobre cualquier asiento contable del periodo actual, se abre la ventana de opciones:
Opción A: Marcar como Partida en Tránsito: Si el asiento es legítimo pero la operación aún no se ve reflejada en el banco (ej: un cheque emitido que el beneficiario no ha cobrado, o un depósito de última hora no acreditado por el banco):
Seleccione Marcar como en tránsito.
Notas de Tránsito: Ingrese observaciones adicionales aclaratorias (ej: "Cheque de pago entregado el 31 de mayo a las 5:00 PM").
Al confirmar, el asiento contable se moverá a la tabla inferior de Partidas en Tránsito y cambiará su estado a PENDIENTE. Este saldo afectará la fórmula de conciliación final sumándose o restándose según su naturaleza, y se arrastrará al mes siguiente en la pestaña de "Periodos anteriores".
Opción B: Reversar Partida: Si el asiento contable es incorrecto o duplicado y debe ser eliminado del diario general:
Seleccione Reversar partida.
El sistema abrirá el módulo de diario contable con los campos preconfigurados para generar un asiento de reversión inversa, neutralizando su saldo en los libros.
5.3 Tabla de Partidas en Tránsito Activas.
Ubicada en la parte inferior del tablero de cuadre, lista todos los asientos contables que se han clasificado como tránsitos para este periodo:
Muestra el tipo de tránsito (Deposito en transito, Cheque pendiente), la fecha de origen y el monto.
Antigüedad: Calcula los días transcurridos desde la fecha del asiento contable hasta el final del periodo de conciliación.
Alertas de Antigüedad: Si una partida supera el límite de días configurado (ej: 30 días), la fila mostrará un indicador de alerta visual naranja.
Acción de Borrado: Si desea devolver la partida al panel de asientos normales sin conciliar, haga clic en el icono del basurero de la fila. Se abrirá una ventana para confirmar la eliminación de la etiqueta de tránsito.
6. Acciones Manuales sobre Movimientos Bancarios (Panel de Banco).
Cuando un movimiento del banco no tiene contraparte en libros, se debe usar el botón Gestionar del panel derecho para clasificarlo. Se abrirá una ventana de transacciones , el cual ofrece cuatro modos de operación:
6.1 Modo 1: Crear Ajuste Contable (Crear Asiento Rápido)
Utilice esta opción para registrar gastos bancarios, cobros por comisiones, intereses ganados o impuestos retenidos informados en el estado de cuenta y que no cuentan con un asiento previo.
Fecha del asiento: Se inicializa automáticamente con la fecha de la transacción bancaria.
Tipo de Asiento: Seleccione el tipo de transacción correspondiente (ej: Gasto de Operación, Gastos Financieros).
Tabla de Distribución Contable: Permite distribuir el monto total del movimiento bancario en múltiples contrapartidas contables de forma detallada.
Haga clic en Agregar cuenta para insertar una fila.
Cuenta Contable: Seleccione una cuenta del manual (ej: Comisiones Bancarias, Impuesto sobre Ventas).
Monto: Asigne la cantidad correspondiente a esa fila.
Descripción: Agregue notas individuales por fila.
Validación de Balance (Monto Exacto): El sistema calcula la diferencia entre el total del movimiento bancario y la suma de las filas de distribución en tiempo real. El botón Confirmar permanecerá inactivo hasta que la diferencia sea L 0.00.
Al confirmar, el sistema registrará la partida de diario en la contabilidad y generará automáticamente el match conciliado.
6.2 Modo 2: Vincular Factura (CxC / CxP)
Permite amortizar facturas vigentes directamente con el movimiento del banco:
A. Conciliación de Cuentas por Cobrar (CxC):
Si el movimiento bancario es un ingreso (Depósito / Crédito).
El sistema listará las facturas de venta de clientes pendientes de cobro.
Vinculación Simple: Seleccione la factura del cliente que corresponde al depósito. Si el saldo pendiente de la factura difiere del depósito, el sistema le advertirá y le solicitará confirmar si desea aplicar un pago parcial.
Pago Consolidado (Switch Activo): Si el depósito corresponde al pago simultáneo de varias facturas de un cliente:
Active el switch Pago consolidado.
Haga clic en Agregar factura y seleccione del listado.
Asigne el Monto a aplicar a cada una. El sistema le mostrará un indicador de control del saldo restante del depósito. La confirmación solo se habilitará al agotar el monto exacto de la transacción bancaria.
B. Conciliación de Cuentas por Pagar (CxP):
Si el movimiento bancario es una salida (Retiro / Débito).
El sistema listará las facturas de compras de proveedores pendientes de pago.
Muestra los candidatos agrupados por su tipo de coincidencia estimada.
Seleccione la compra correspondiente y complete la confirmación. El sistema actualizará el estado de la factura a "Pagada" o "Abonada" y registrará el asiento contable correspondiente.
6.3 Modo 3: Crear Partida en Tránsito (Banco)
Utilice esta opción cuando el movimiento bancario represente una situación que se resolverá sola en el siguiente mes o que constituya un error de la entidad financiera.
Tipo de Partida en Tránsito: Seleccione una opción:
Débito no registrado: Retiro bancario que aún no se registra en libros.
Crédito no registrado: Depósito bancario no asentado contablemente.
Error Bancario: Cargos incorrectos del banco pendientes de reclamo.
Notas de Tránsito: Ingrese notas justificativas de la partida (ej: "Depósito de otra empresa acreditado por error de banco Atlántida. En proceso de reclamo").
Al confirmar, el movimiento bancario se registrará como tránsito y pasará al siguiente mes como partida pendiente.
6.4 Modo 4: Cobro No Identificado
Disponible únicamente para movimientos de tipo ingreso (Depósitos). Si recibe un depósito en su cuenta y no logra identificar la procedencia del cliente o el concepto en el momento:
Seleccione Cobro no identificado.
Ingrese una descripción y notas de seguimiento.
Al confirmar, el sistema generará automáticamente un asiento contable que carga la cuenta de bancos y acredita la cuenta puente de "Cobros no Identificados", permitiendo conciliar el banco y avanzar con el cierre del mes.
7. Cierre y Reportes.
Una vez que el usuario ha conciliado y clasificado todas las partidas, se procede con la fase de cierre:
7.1 La Fórmula de Conciliación
En la parte inferior de la pantalla de detalle, se visualiza en tiempo real el cuadro de la fórmula paralela de conciliación:
Estado Balanceado: Si el Saldo Banco Ajustado coincide de forma exacta con el Saldo Libros Ajustado (diferencia L 0.00), el cuadro se pintará en verde y mostrará un icono de verificación.
Estado Descuadrado: Si existe alguna diferencia, el cuadro se mostrará en rojo y con advertencias de descuadre.
7.2 Cerrar la Conciliación
Si el estado es Balanceado, presione el botón Cerrar Conciliación en la parte inferior del detalle.
Se abrirá el modal de confirmación. Al confirmar, el estado del periodo cambiará a Cerrada.
Efecto de Cierre: La conciliación entra en modo de lectura. Se bloquean todas las opciones de emparejamiento manual, eliminación de matches, creación de ajustes contables y reclasificación de tránsitos para salvaguardar la integridad de los datos financieros.
7.3 Descarga de Reportes.
En cualquier conciliación cerrada o aprobada, puede presionar el botón Reporte de Conciliación para abrir las opciones de descarga:
Reporte Estándar: Genera e imprime la conciliación bancaria que resume las dos columnas de la fórmula contable paralela de saldos.
Reporte Extendido: Agrega los matches del periodo con sus referencias, el desglose de ajustes aplicados y el histórico de partidas sin conciliar.