El módulo Nuevo Asiento Contable en Contadito permite crear y registrar asientos contables de forma manual, ingresando líneas con su cuenta contable, valores en Debe y Haber, y un comentario opcional. El sistema calcula automáticamente los totales para ayudarte a validar que el asiento quede cuadrado antes de continuar.
Ubicación.
Puedes acceder al formulario de creación siguiendo estos pasos:
En el menú lateral izquierdo, haz clic en Contabilidad.
Selecciona Campos Nuevo Asiento Contable.
Se abrirá el formulario con el título "Nuevo Asiento Contable".
Importar asiento contable.
Para facilitar el registro masivo de movimientos, el sistema permite descargar una plantilla de Excel que incluye automáticamente el catálogo de cuentas configurado en tu empresa. Esto evita errores manuales y agiliza la carga de datos.
Descargar Plantilla:
Haz clic en el botón Descargar Plantilla ubicado en la parte superior derecha.
Llenado del documento: Una vez descargada la plantilla, al abrir los documento, notarás que las cuentas ya están listadas (ej. Caja General, Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.). Para completar el proceso:
Identifica la cuenta que deseas afectar.
Ingresa los montos correspondientes en las columnas de Debe o Haber.
Utiliza la columna de Comentario si necesitas añadir detalles específicos a esa línea.
Guarda los cambios en tu ordenador.
Importación al sistema: Cuando tu archivo esté listo y los totales cuadren, regresa a la plataforma:
Haz clic en el botón Importar Documento.
Selecciona el archivo que acabas de guardar.
El sistema cargará automáticamente el asiento de la plantilla.
Alternativamente, puedes registrar el asiento de forma manual directamente en el sistema de la siguiente manera:
Registro de Transacciones.
El formulario tendrá los siguientes campos:
Cuenta Contable: Selecciona la cuenta contable que se ve afectada por la transacción.
Debe: Ingresa el monto que se registra en el debe (débito) de la cuenta.
Haber: Ingresa el monto que se registra en el haber (crédito) de la cuenta.
Comentario: Agrega una breve descripción que explique el propósito de la transacción.
Verifica que los montos de débito y crédito estén balanceados.
Haz clic en el botón "Agregar Nueva Línea" si necesitas registrar más de una cuenta en el mismo asiento contable.
Una vez que hayas completado todos los campos, haz clic en el botón "Siguiente".
⚠️ Nota: Si deseas cancelar la creación del asiento contable y descartar los cambios, haz clic en el botón "Cancelar" se te mostrará una ventana de confirmación, haz clic en Confirmar.
Resumen y Detalle del Asiento Contable.
En la sección Resumen Contable se listan las líneas del asiento con (Cuenta contable, Monto en Debe y Monto en Haber). Al final se muestran los totales, permitiendo verificar que el asiento esté cuadrado antes de guardarlo.
En la sección Detalle del Asiento Contable puedes completar la información administrativa del asiento:
Título del Asiento: nombre o referencia del movimiento.
Tipo de Asiento: selecciona una desde un menú desplegable.
Factura de Venta
Recibo de Caja
Transacción Manual
Factura de Compra
Ajuste de Inventario
Fecha y Hora: registro del momento contable (editable con selector de calendario).
Descripción: detalle breve de la transacción.
¿Requiere revisión?: Permite guardar asientos como "pendientes" para que un contador los revise y apruebe antes de su registro final.
Generar Comprobante: opción para emitir el comprobante asociado al asiento.
Documentos Soporte: carga de archivos para respaldo (PDF, PNG, JPG o JPEG).
En la parte inferior se encuentran las acciones finales:
Cancelar: salir del proceso sin crear el asiento.
Modificar asiento: regresar para editar las líneas del Debe/Haber.
Crear: guardar el asiento y registrar la transacción contable en el sistema.
Confirmación de creación del asiento contable
Al seleccionar Crear en el módulo Nuevo Asiento Contable, el sistema muestra un modal de Confirmar Creación de Asiento. Esta ventana sirve para validar la fecha y hora seleccionadas antes de registrar definitivamente el asiento.
Acciones disponibles
Cancelar: cierra la confirmación y regresa al formulario sin crear el asiento.
Confirmar y Crear: registra el asiento contable de forma definitiva con la fecha indicada.
Notas Adicionales.
Información complementaria y especificaciones técnicas sobre las funciones del sistema
1. ¿Requiere revisión?
Para garantizar la integridad de la información financiera, el sistema permite guardar asientos contables en estado pendiente. Esta opción es ideal para que un auxiliar contable o un administrador ingrese los datos y un contador los revise y apruebe antes de su registro definitivo, puedes activarla desde el módulo de Configuración, en la sección de Configuraciones Contables.
Cómo guardar un asiento como Pendiente: En la pantalla de detalles del asiento, antes de finalizar el registro, encontrarás el switch ¿Requiere revisión?.
Al activar esta opción, el asiento no se registrará de forma inmediata en el libro diario con un número correlativo definitivo.
El sistema guardará el borrador y le asignará una etiqueta de color amarillo con el estado PENDIENTE para identificarlo fácilmente en el listado.
Proceso de Aprobación: Una vez que el asiento ha sido guardado para revisión, los usuarios con perfil de Contador o permisos de aprobación podrán visualizar el botón Aprobar Asiento dentro del detalle del registro. Al pulsar este botón:
El estado de Pendiente desaparece.
El asiento se registra oficialmente en la contabilidad.
Se le asigna automáticamente el número de asiento correlativo que sigue en la secuencia oficial del sistema.
2. Generar Comprobante
Al activar la opción Generar Comprobante, el sistema muestra un modal para capturar la información necesaria y emitir un comprobante asociado al asiento contable. Este comprobante sirve como respaldo formal de la operación (por ejemplo, un pago o recibo), e incluso puede incluir el detalle del asiento.
Campos y opciones disponibles
Tipo de Comprobante: permite seleccionar el tipo de documento a generar (Pago, Compra, Transferencia).
Pagado/Cobrado a: Nombre de la persona o entidad a quien se dirige el documento.
La Suma de (números): monto en moneda local (L) según el valor del asiento.
La Suma de (en letras): representación del monto en letras para el comprobante.
Concepto: descripción breve del motivo del comprobante (detalle del pago).
Forma de Pago: selección rápida entre:
Efectivo
Cheque
Transferencia
Incluir detalle de asiento contable en el comprobante: para decidir si el comprobante mostrará el resumen del asiento contable (tabla con las cuentas y saldos en el debe o haber).
Sección de firmas
Permite agregar firmas para validación del documento.
Incluye campos como Firma 1 y Firma 2, con opción de eliminar cada firma.
Botón + Agregar para incluir más firmantes si aplica (Máximo 8).
Acciones del modal
Cancelar: cierra el modal sin guardar la información del comprobante.
Confirmar Datos: guarda los datos ingresados y deja listo el comprobante para generarse junto con el asiento.
Asiento contable con Ajuste de inventario.
En los asientos contables correspondientes a transacciones del tipo Factura de Venta, se ha incorporado la posibilidad de gestionar ajustes de inventario directamente desde la misma interfaz. Esta funcionalidad tiene como objetivo facilitar la trazabilidad entre las operaciones de venta y los movimientos de inventario relacionados.
Dentro del asiento contable, puedes:
Crear uno o varios ajustes de inventario: Si se realiza esta acción desde el asiento, el sistema los vincula automáticamente al asiento.
Asociar manualmente uno o varios ajustes de inventario ya existentes. Esta opción permite asociarlos con el asiento cuando han sido generados previamente.
Los ajustes de inventario asociados se muestran en el detalle del asiento, en la sección "Ajustes de inventario asociados", lo que permite al usuario identificar fácilmente los movimientos relacionados.
Consideraciones importantes.
Asegúrate de ingresar la información de manera precisa y coherente con los principios contables.
Revisa cuidadosamente los montos registrados en débito y crédito, ya que deben estar balanceados.
Puedes agregar tantos asientos contables como sea necesario para registrar todas las transacciones de tu empresa.
El Libro Diario se actualiza en tiempo real, por lo que podrás ver reflejados los nuevos asientos de inmediato.
Recuerda que el registro adecuado de los asientos contables es fundamental para mantener una contabilidad sólida y confiable en tu empresa.